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Der Dienst im Pfarramtssekretariat ist vielseitig und anspruchsvoll. Er erfordert gute fachliche Kenntnisse im Bürobereich, die in vergleichbaren Berufen erworben wurden. Darüber hinaus wird ein reges Interesse am Leben der Kirchengemeinde und eine persönliche Nähe zur ev.–luth. Kirche vorausgesetzt.
Wichtige Eigenschaften einer Pfarrsekretärin, eines Pfarrsekretärs sind Freundlichkeit im Umgang mit Menschen, Kooperationsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Diskretion.
Die Aufgaben in einem Pfarrbüro sind vielseitig und anspruchsvoll. Sie richten sich nach den örtlichen Gegebenheiten und der jeweiligen Arbeitsplatzbeschreibung. In Absprache mit dem Anstellungsträger (KV) sind u.a. folgende Aufgaben (möglichst eigenständig) wahrzunehmen:
- Erstkontakte und persönliche Gespräche mit Besuchern im Gemeindebüro
- Erteilung von Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
- Organisation im Pfarrbüro: Telefondienst, Führung des Terminkalenders
- Terminabsprachen und Weiterleitung von Terminen
- Einkauf von Bürobedarf, Abwicklung von Bestellungen
- Allgemeiner Schriftverkehr im Rahmen der Pfarramtsverwaltung, selbstständig oder nach Vorgabe
- Entgegennahme von Anmeldungen fürTaufen, Trauungen und Beerdigungen
- Führung der pfarramtlichen Bücher
- Registratur: Ablage nach Aktenplan
- Mitarbeit bei der Erstellung von Gemeindebriefen
- Erstellung der regelmäßigen Gottesdienstordnung
- Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kirchenvorstand, Kirchenverwaltung, Ehrenamtlichen und Gruppen der Kirchengemeinde
- Terminabsprache und Vergabe von Gemeinderäumen
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Aktionen
- Abwicklung der Buchhaltung und Rechnungsführung sowie der Jahresrechnung, Führung der Personalakten, der Urlaubs- und Krankheitskartei